Dalam dunia konstruksi dan jasa penunjang, Sertifikat Badan Usaha (SBU) dan Sertifikat Kompetensi Kerja (SKK) adalah dokumen wajib untuk mengikuti tender, bekerja secara legal, dan meningkatkan kredibilitas perusahaan. Namun, masih banyak perusahaan yang mengalami hambatan panjang karena melakukan kesalahan saat proses pengurusan. Berikut adalah 7 kesalahan fatal perusahaan yang paling sering terjadi, lengkap dengan cara menghindarinya.
1. Tidak Melakukan Pengecekan Persyaratan Terbaru
Regulasi terkait SBU–SKK, termasuk klasifikasi dan subklasifikasi, sering mengalami pembaruan. Banyak perusahaan langsung mengajukan tanpa membaca update aturan, sehingga berkasnya ditolak.
Cara Menghindarinya
- Selalu cek aturan terbaru dari LPJK atau OSS-RBA.
- Pastikan klasifikasi usaha sesuai dengan bidang pekerjaan perusahaan.
- Konsultasikan jika ada regulasi baru yang belum dipahami.
2. Menggunakan Dokumen yang Tidak Valid atau Kedaluwarsa
Kesalahan umum lainnya adalah penggunaan dokumen seperti akta perusahaan lama, NPWP tidak sinkron, atau perubahan pengurus yang belum diperbarui.
Cara Menghindarinya
- Pastikan seluruh dokumen legal (akta, NIB, izin usaha, struktur pengurus) mutakhir dan terdaftar.
- Lakukan audit dokumen internal sebelum pengajuan.
3. Salah Memilih Klasifikasi dan Subklasifikasi
Banyak perusahaan memilih klasifikasi yang “mirip”, tetapi tidak sesuai dengan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan. Akibatnya, SBU tidak dapat digunakan untuk tender yang dituju.
Cara Menghindarinya
- Pelajari uraian pekerjaan setiap subklasifikasi.
- Cocokkan dengan portofolio proyek perusahaan.
- Minta pendampingan profesional jika masih ragu.
4. Tidak Menyiapkan Tenaga Kerja Bersertifikat (SKK) Sesuai Ketentuan
Beberapa perusahaan mengajukan SBU tanpa tenaga ahli yang memiliki SKK sesuai standar. Padahal SKK level tertentu adalah syarat wajib.
Cara Menghindarinya
- Identifikasi kebutuhan jabatan SKK (Ahli Madya, Ahli Muda, Ahli Utama, dll.) sesuai klasifikasi usaha.
- Lakukan pelatihan atau uji kompetensi bagi tenaga teknis sebelum pengajuan.
5. Data Tenaga Ahli Tidak Sinkron di OSS dan LPJK
Sering terjadi perbedaan data, seperti nama, jabatan, masa berlaku SKK, atau NIK tidak sama antar database, menyebabkan SBU tertunda.
Cara Menghindarinya
- Pastikan seluruh data tenaga ahli terverifikasi dan sinkron.
- Cek data di OSS, LPJK, dan KTP elektronik.
- Perbaiki ketidaksesuaian sebelum submit.
6. Mengabaikan Tahapan Verifikasi dan Validasi
Beberapa perusahaan beranggapan proses selesai setelah mengunggah berkas. Padahal ada tahapan verifikasi oleh asosiasi dan LPJK yang membutuhkan respon cepat jika ada revisi.
Cara Menghindarinya
- Pantau status pengajuan secara rutin.
- Tanggapi permintaan perbaikan dokumen secepat mungkin.
- Tetapkan satu orang admin yang bertanggung jawab penuh.
7. Mengurus Secara Terburu-Buru (Mendekati Deadline Tender)
Inilah kesalahan paling fatal. Proses SBU–SKK membutuhkan waktu dan melalui beberapa lembaga. Mengurusnya mepet deadline tender dapat berakhir gagal total.
Cara Menghindarinya
- Ajukan SBU–SKK jauh sebelum perusahaan membutuhkan untuk tender.
- Buat jadwal perpanjangan minimal 3–6 bulan sebelum masa berlaku habis.
- Simpan pengingat internal untuk masa kedaluwarsa SKK tenaga ahli.
Kesimpulan
Pengurusan SBU–SKK sebenarnya tidak sulit jika perusahaan memahami persyaratan dan mengikuti prosedur dengan benar. Dengan menghindari 7 kesalahan fatal di atas, perusahaan dapat:
- mempercepat proses legalitas,
- meningkatkan peluang menang tender,
- meningkatkan kredibilitas di mata klien dan pemerintah,
- serta mengurangi biaya akibat kesalahan administratif.